Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we voor onze eigen doeleinden verwerken, is:

• Konforma
• Adres: Morelgem 24b, 9520 Vlierzele
• Ondernemingsnummer: BE 1037.576.138
• BTW: BE 1037.576.138
• E-mail: info@konforma.be

We zijn wettelijk niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aan te stellen en hebben dat niet gedaan. Met al je vragen over dit beleid of over je gegevens kan je terecht via info@konforma.be.

2. Twee rollen: verantwoordelijke én verwerker

Als compliance-platform verwerken we persoonsgegevens in twee verschillende rollen. Het is belangrijk dat je het onderscheid kent:

• Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen bezoekers en klanten: je account, je facturatie en je contact met onze support. Dit beleid gaat over die verwerking.
• Als verwerker voor de gegevens die jij als klant zelf in het platform invoert om je compliancedossier op te bouwen, ook wanneer daar persoonsgegevens van jouw klanten of medewerkers bij zitten. Voor die gegevens blijf jij de verantwoordelijke; wij verwerken ze uitsluitend in jouw opdracht, onder een verwerkersovereenkomst, en nooit voor eigen doeleinden.

3. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je Konforma gebruikt, verwerken we als verantwoordelijke:

• Contact- en accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en ondernemingsnummer.
• Dossiergegevens: wat je invoert om je compliancedossier op te bouwen (verwerkingsactiviteiten, risico's, taken, bewijsstukken).
• Facturatiegegevens: de gegevens die nodig zijn voor betaling en facturatie, verwerkt via onze betaalpartner Stripe. We bewaren zelf geen volledige kaartnummers.
• Support- en e-mailcorrespondentie: de berichten die je ons stuurt en onze antwoorden.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en geaggregeerde gebruiksstatistieken, in beperkte mate en waar mogelijk cookieloos.

4. Waarom en op welke grondslag?

We verwerken je gegevens enkel met een geldige rechtsgrond:

• Uitvoering van de overeenkomst: om je account aan te maken, het platform te leveren en je te factureren.
• Wettelijke verplichting: bv. het 7 jaar bewaren van facturen (boekhoudwetgeving).
• Gerechtvaardigd belang: om onze dienst te beveiligen, te verbeteren, misbruik te voorkomen en ondernemers te informeren over hun verplichtingen.
• Toestemming: voor eventuele nieuwsbrieven; die kan je altijd intrekken. Onze webstatistieken zijn cookieloos en anoniem en vergen geen toestemming.

5. Met wie delen we gegevens?

We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties. We doen een beroep op een beperkt aantal betrouwbare verwerkers, telkens onder een verwerkersovereenkomst:

• Stripe: kaartbetalingen en facturatie. Stripe verwerkt gegevens mede in de Verenigde Staten, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg.
• Canvos (canvos.eu): onze e-maildienst, voor de e-mails die we versturen en onze supportcommunicatie. Binnen de EER.
• Tracera (tracera.eu): cookieloze, geanonimiseerde webstatistieken zonder toestemming (geen cookies, geen bewaring van IP of persoonsgegevens). Binnen de EER.
• BusinessRadar: validatie van ondernemingsgegevens (KBO/NACEBEL) wanneer je je dossier opstart. Binnen de EER.
• Deltablue en whitesky.cloud: server- en databankhosting binnen de EER (België).

Onze boekhouding en onze klantenopvolging (CRM) doen we zelf, binnen ons eigen platform. Daarvoor schakelen we geen externe partijen in.

6. Doorgifte buiten de EER

De meeste verwerking gebeurt binnen de Europese Economische Ruimte. Waar een verwerker gegevens buiten de EER verwerkt (vandaag enkel Stripe), gebeurt dat met passende waarborgen: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met technische en organisatorische maatregelen.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig:

• Account- en contactgegevens: zolang je klant bent en tot 30 dagen na beëindiging, waarna we ze verwijderen of anonimiseren.
• Facturatiegegevens: 7 jaar, zoals de boekhoudwetgeving vereist.
• Support- en e-mailcorrespondentie: tot maximaal 24 maanden na het laatste contact.
• Webstatistieken: enkel in geaggregeerde vorm, niet herleidbaar tot jou.
• Dossiergegevens die je zelf invoert: zolang je account loopt; na opzeg blijven ze 30 dagen exporteerbaar en worden ze daarna verwijderd, tenzij anders afgesproken in de verwerkersovereenkomst.

8. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), strikte toegangscontrole waarbij elke organisatie enkel haar eigen gegevens ziet, tweestapsverificatie (MFA), regelmatige back-ups en het principe dat medewerkers enkel toegang hebben tot wat ze nodig hebben.

9. Je rechten

Onder de GDPR heb je het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. Je kan je toestemming altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@konforma.be; we antwoorden binnen één maand.

Gaat je vraag over gegevens die een Konforma-klant zelf in het platform heeft ingevoerd? Dan is die klant de verantwoordelijke en richt je je verzoek best rechtstreeks aan hen. Wij helpen je op vraag om de juiste contactpersoon te vinden.

Ben je niet tevreden met ons antwoord? Dan kan je klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10. Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking of profilering.

11. Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen. De meest recente versie staat altijd op konforma.be. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte.