Privacyverklaring Sportclub Voorbeeld vzw

Sportclub Voorbeeld vzw hecht veel belang aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we in gewone taal uit welke gegevens we verzamelen via sportclubvoorbeeld.be en daarbuiten, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We verwerken je gegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Sportclub Voorbeeld vzw

• Ondernemingsnummer: 0123.456.789
• Adres: Voorbeeldstraat 1, 9000 Gent
• E-mail: privacy@sportclubvoorbeeld.be

2. Welke gegevens verwerken we, waarom en hoe lang?

We verzamelen deze gegevens rechtstreeks bij jou, wanneer je onze website gebruikt, ons contacteert, iets bestelt of een overeenkomst met ons sluit. Waar we gegevens uit publieke bronnen halen (zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen), vermelden we dat hieronder.

Contact- en vraagformulieren

• Welke gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van je bericht
• Waarvoor: om je vraag te beantwoorden en je verder te helpen
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om te reageren op wie ons contacteert (art. 6.1.f AVG), of de uitvoering van een overeenkomst wanneer je vraag daarover gaat (art. 6.1.b)
• Bewaartermijn: zolang nodig om je vraag af te handelen, en daarna maximaal 12 maanden

Nieuwsbrief en mailings

• Welke gegevens: naam, e-mailadres, taal, je open- en klikgedrag
• Waarvoor: om je onze nieuwsbrief en updates te sturen
• Rechtsgrond: je toestemming (art. 6.1.a AVG), die je op elk moment kunt intrekken via de uitschrijflink onderaan elke mail
• Bewaartermijn: tot je je uitschrijft; daarna bewaren we enkel je e-mailadres op een uitschrijflijst zodat je niet opnieuw wordt aangeschreven

Klanten- en leveranciersadministratie

• Welke gegevens: identificatie- en contactgegevens, ondernemingsnummer, facturatiegegevens, bestellingen en betalingen, correspondentie
• Waarvoor: om onze overeenkomst met jou uit te voeren, te factureren en onze boekhouding te voeren
• Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en onze wettelijke verplichtingen, onder meer de boekhoud- en btw-wetgeving (art. 6.1.c)
• Bewaartermijn: de duur van onze relatie en daarna 7 jaar na het einde van het boekjaar, zoals de boekhoudwetgeving vereist

Sociale media en ingesloten inhoud

• Welke gegevens: wanneer je een ingesloten video, kaart of social-mediaknop laadt, kan het platform je IP-adres en cookies ontvangen
• Waarvoor: om video's, kaarten en sociale inhoud op onze site te tonen
• Rechtsgrond: je toestemming (art. 6.1.a AVG) voor inhoud die pas laadt na je akkoord
• Bewaartermijn: bepaald door het platform; raadpleeg hun privacyverklaring

Gegevens van minderjarigen

• Welke gegevens: naam, geboortedatum, gegevens van de ouder of voogd, medische aandachtspunten die de ouder ons meedeelt
• Waarvoor: om onze activiteiten voor kinderen en jongeren veilig te organiseren
• Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst met de ouder of voogd (art. 6.1.b AVG) en, voor beeldmateriaal, de toestemming van de ouder of voogd (art. 6.1.a)
• Bewaartermijn: de duur van het lidmaatschap of de inschrijving en daarna maximaal 2 jaar

Ben je niet verplicht om je gegevens te geven? Neen, maar zonder de gegevens die nodig zijn voor een bestelling, afspraak of antwoord kunnen we je uiteraard niet helpen.

We nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor je hebben.

3. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze enkel met partijen die ons helpen onze diensten te leveren en die contractueel verplicht zijn om je gegevens te beschermen (verwerkers, art. 28 AVG), of wanneer de wet ons daartoe verplicht:

• onze webhostingpartner: hosting van de website en e-mail (EU)
• Google Workspace: e-mail, agenda en documenten (EU-datacenters, met mogelijke doorgifte naar de VS onder het EU-VS Data Privacy Framework)

4. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, in het bijzonder in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Je kunt een kopie van die waarborgen bij ons opvragen.

5. Je rechten

De AVG geeft je de volgende rechten over je persoonsgegevens:

• inzage: weten welke gegevens we van je hebben en er een kopie van krijgen (art. 15)
• verbetering: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen (art. 16)
• verwijdering: je gegevens laten wissen wanneer we ze niet meer nodig hebben (art. 17)
• beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten, bijvoorbeeld terwijl je een correctie vraagt (art. 18)
• overdraagbaarheid: de gegevens die je ons gaf in een gangbaar bestandsformaat ontvangen (art. 20)
• bezwaar: je verzetten tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang en, altijd en zonder motivering, tegen direct marketing (art. 21)
• intrekking van toestemming: wanneer een verwerking op je toestemming steunt, kun je die op elk moment intrekken, zonder dat dit de eerdere verwerking onrechtmatig maakt

Je oefent deze rechten uit door een e-mail te sturen naar privacy@sportclubvoorbeeld.be. Om je identiteit te controleren kunnen we je om een bijkomend bewijs vragen. We antwoorden binnen één maand; bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden, en dan melden we je dat.

Ben je niet tevreden met hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

6. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang: een beveiligde verbinding (HTTPS), sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie, toegang beperkt tot wie ze nodig heeft, regelmatige back-ups en updates. Bij een datalek dat een risico voor jou inhoudt, brengen we jou en de Gegevensbeschermingsautoriteit op de hoogte zoals de wet voorschrijft.

7. Cookies en gelijkaardige technieken

Onze website gebruikt cookies en gelijkaardige technieken. Noodzakelijke cookies zorgen dat de site werkt en vragen geen toestemming. Voor alle andere cookies (statistieken, marketing, ingesloten inhoud) vragen we eerst je toestemming, die je op elk moment kunt aanpassen of intrekken.

Je beheert je voorkeuren via de cookie-instellingen op onze website of via je browser.

8. Minderjarigen

Onze website en diensten richten zich niet op kinderen jonger dan 13 jaar. Hebben we onbedoeld toch gegevens van een kind verzameld zonder toestemming van de ouder of voogd, laat het ons dan weten; we verwijderen ze zo snel mogelijk.

9. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten of de wetgeving veranderen. De meest recente versie staat altijd op onze website, met de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen brengen we je actief op de hoogte.

10. Vragen of klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe we met je gegevens omgaan? Neem contact met ons op via de gegevens hierboven.

Laatst bijgewerkt op 1 september 2026.